“Uyum formu” ne demek?
Kuyumculuk sektöründe sahada “uyum formu” diye anılan şey çoğu zaman şudur: Müşteri Tanıma (KYC) / Kimlik Tespiti Formu ve bu forma bağlı kimlik tespitine ilişkin kayıtlar.
Amaç; işlem belirli bir eşiği aştığında (veya işlem şüpheli görüldüğünde) müşterinin kimliğini doğrulamak, işlemle ilgili temel bilgileri kayıt altına almak ve gerektiğinde yetkili mercilere ibraz edilebilir bir uyum izi oluşturmaktır. Bu yaklaşım, MASAK yükümlülükleri çerçevesinde “finansal olmayan belirli iş ve meslekler (FOBİM)” için rehberlerde açık şekilde anlatılır.
185.000 TL eşiği nereden geliyor?
MASAK tarafından duyurulan düzenlemelerle kimlik tespiti yapılacak işlem tutarı veya birbiriyle bağlantılı işlemlerin toplamı 185.000 TL olarak belirlenmiştir. Ayrıca Hazine ve Maliye Bakanlığı’nın FOBİM rehberinde de, kimlik tespitinin 185.000 TL ve üzeri işlemlerde yapılması gerektiği aynı şekilde ifade edilir.
Özet: Tek işlem veya birbiriyle bağlantılı birden fazla işlem toplamı 185.000 TL’ye ulaşıyorsa, “uyum formu / kimlik tespiti” artık “tercih” değil, zorunluluk olur.
Uyum formu hangi durumlarda alınır?
Sektör pratiğinde 3 ana tetikleyici vardır:
- 185.000 TL ve üzeri işlemler (tek seferde veya bağlantılı işlemler toplamı)
- Şüpheli işlem şüphesi (tutar gözetmeksizin kimlik tespiti ve izleme yaklaşımı) – Tedbirler Yönetmeliği çerçevesinde yükümlülük mantığı bu yöndedir.
- Sürekli iş ilişkisi kurulan müşteri (müşteriyi tanıma yaklaşımı gereği)
“Bağlantılı işlem” konusu özellikle önemlidir: Bazı müşteriler eşiği aşmamak için işlemi parçalara bölebilir. Denetim yaklaşımında bu işlemler “bağlantılı” kabul edilip birlikte değerlendirilir. (Bu yüzden “parçaladık, kurtulduk” mantığı işletmeyi riske sokar.)
Uyum formunda hangi bilgiler olur?
İşletmelerin kullandığı form tasarımları değişebilir; ancak uyum mantığı genelde şu başlıklara dayanır:
- Kimlik bilgileri: Ad-soyad / TCKN (veya pasaport/YKN), doğum tarihi vb.
- İletişim & adres bilgileri: Telefon/e-posta, adres/yerleşim bilgisi
- İşlem bilgileri: İşlem tarihi, tutar, işlem türü (alış/satış/bozdurma vb.)
- Gerekirse ek açıklama: İşlemin mahiyeti, müşteri beyanı, temsil/vekalet gibi notlar
Bu alanların çoğu, “müşterinin tanınması” ve “işlemin izlenebilirliği” yaklaşımına hizmet eder.
Müşteriye nasıl anlatılır? (tek cümlelik doğru iletişim)
Uyum formu istenirken tartışma genelde “neden kimlik?” sorusundan çıkar. En net ve güven veren çerçeve:
“185.000 TL ve üzeri işlemlerde kimlik tespiti, işletmenin değil mevzuatın zorunluluğudur; kayıtlar sadece yasal yükümlülük kapsamında alınır.”
İstersen bunu tezgahta kullanılacak “kısa metin”e çevirebilirsin:
- “Bu tutar üzerindeki işlemlerde mevzuat gereği kimlik tespiti yapmamız gerekiyor.”
Uyum formu ve kimlik kayıtları kaç yıl saklanır?
Bu soru kritik, çünkü formu almak kadar doğru saklamak da yükümlülüktür.
5549 sayılı Kanun’un “Muhafaza ve ibraz” hükmüne göre; yükümlüler kimlik tespitine ilişkin belgeleri son işlem tarihinden itibaren 8 yıl saklamak ve istenmesi halinde yetkililere ibraz etmekle yükümlüdür.
Pratik sonuç: Formu aldın ama kaybettin / erişemiyorsun / düzgün arşivlemedin → denetimde risk büyür.
Sahada en sık yapılan 6 hata
- Eşik aşılınca form almamak (veya “sonra alırız” demek)
- İşlemi parçalayınca “bağlantılı” sayılmayacağını sanmak
- Formu almak ama kimlik görüntüsü/teyidini eksik bırakmak
- “Müşteri tanıma” kaydını işlemle eşleştirmemek (sonradan ispat zorlaşır)
- Arşiv düzeni olmaması (8 yıllık saklama yükümlülüğü riske girer)
- Müşteriye yanlış anlatım (“biz istiyoruz” gibi) yerine mevzuat çerçevesini kurmamak
Mini kontrol listesi
185.000 TL ve üzeri bir işlem geldiğinde, şu 7 adımı standartlaştır:
- Tutar/bağlantılı işlem kontrolü (185.000 TL eşiği)
- Kimlik belgesini gör – formu doldur
- İşlem türü/tutar/tarih net kayıt
- Gerekliyse temsil/vekalet notu
- Müşteriye tek cümle doğru açıklama
- Kayıtları güvenli şekilde arşivle
- 8 yıl saklama düzenini uygula
SSS
185.000 TL altında hiç mi form alınmaz? Tutar eşiği bir tetikleyicidir. Ancak şüpheli işlem şüphesi gibi durumlarda tutar gözetmeksizin “müşteriyi tanıma” yaklaşımı devreye girer.
Formu almak KVKK’ya aykırı mı? Burada belirleyici olan “keyfi toplama” değil; mevzuattan doğan uyum yükümlülüğüdür. Kritik olan, veriyi amaç dışı kullanmamak, erişimi sınırlamak ve güvenli saklamaktır. (Saklama/ibraz yükümlülüğü 8 yıl olarak düzenlenmiştir.)
Formu kağıt mı dijital mi tutmalıyım? Mevzuat “muhafaza ve ibraz”ı esas alır: yani denetimde sunulabilir ve bütünlüğü korunmuş kayıt gerekir.